瀬戸市議会 2022-12-06 12月06日－03号
◎行政管理部長（松崎太郎） 公文書の作成、保存等につきましては、先ほど御答弁させていただきました瀬戸市文書取扱規程等の定めによりまして、適正に行われていると認識しているところでございます。また、瀬戸市情報公開条例などにより市民の皆様方の知る権利を保障し、市の諸活動を市民に説明する責務を全うしているものと認識しているところでございます。 ○水野良一議長 臼井淳議員。
◎行政管理部長（松崎太郎） 公文書の作成、保存等につきましては、先ほど御答弁させていただきました瀬戸市文書取扱規程等の定めによりまして、適正に行われていると認識しているところでございます。また、瀬戸市情報公開条例などにより市民の皆様方の知る権利を保障し、市の諸活動を市民に説明する責務を全うしているものと認識しているところでございます。 ○水野良一議長 臼井淳議員。
◎行政管理部長（尾島邦彦） 起案文書につきましては、瀬戸市文書取扱規程第14条第２項におきまして、起案に当たって起案理由、根拠法令その他参考事項を明確にし、かつ、関係書類を添付しなければならないとされておりまして、起案文、または一連の決裁文書におきまして、契約の相手方であるとか執行方法、また、その理由を明記する必要があるものと考えているところでございます。 ○小澤勝副議長 臼井議員。
市では，文書事務の取扱いの原則を定めた春日井市文書取扱規程に基づき，各所属において適切な管理をしているところであります。今回の事案を踏まえ，今後このようなことがないよう，公文書の整理や保存の適正化に努めてまいります。 ○議長（友松孝雄君） 26番 伊藤建治君。 ◆２６番（伊藤建治君） 続いての質問事項に移ります。 多頭飼育崩壊への対応について，（１）の２回目です。
尾張旭市文書取扱規程においては、口頭での申出に係る事案で文書等を徴する必要がないと認めるものは、その要領を記載して上司の決裁を受けて処理することができると規定されており、職員間に限らず「要望、提言、働きかけ」などがあった場合には、この規程に準じて事務を行っているところでございます。また、運用については各所属において図られているものと考えます。
知多市文書取扱規程では、電話または応答による伝言等で重要なものは、その要領を電話口頭受理票に記入して収受し、処理しなければならないとされております。
本市の公文書管理につきましては、尾張旭市文書取扱規程に基づいて行っており、事務処理は文書等によって行うことを原則として定めておりますが、議員がおっしゃられるように、職員の文書作成の重要性を認識する文化を培っていくことの必要性は高いものと考えております。
あるいは納品を求め、岩倉市文書取扱規程に基づき公文書として保存していくのかという視点ももって基本的な取扱いを全庁的に検討し、整備されることを要望するという、こういう補足意見がされているところでありますが、こういった会議等の録音データの取扱いについて、その後どのような検討がされているのかお聞かせいただきたいと思います。 ○議長（梅村 均君） 総務部長。
現在、豊橋市の文書管理は、豊橋市文書取扱規程に定められております。 そもそも、国の公文書管理法と比較するべきものではありませんが、内容は至って簡素であると感じます。
瀬戸市文書取扱規程の見直しと、公文書管理条例の制定に向けて (1) 瀬戸市の公文書管理の現状と課題について ① 公文書として規定している範囲（公文書とはなにか）について伺います。 ② 公文書等の管理に関する法律では、国等において文書の作成義務が定められているが、瀬戸市では会議等で、出席者の誰が会議録等を作成する義務を負っているのか伺います。
公文書管理法の第1条では、適正な文書管理により、国民への説明責任を全うするという法の目的、そして第34条では、地方自治体に対し、公文書の適正な管理に関して必要な施策を策定、実施するよう努力義務が定められておりますが、文書管理の在り方は地方自治体によりまして異なることではございますので、本市におきましては、豊橋市文書取扱規程等に基づきまして、適正な文書管理を図っているところでございます。
今回のことを受けて、改めて、瀬戸市文書取扱規程の趣旨にありますように、文書事務の適正かつ能率的な遂行を図るために、適正な作成、管理、保存、利用が図られるよう、今後一層努めていくように部の幹部を集めて話をしていきたいというふうに思いますので、御理解いただきたいと思います。 ○長江秀幸議長 臼井淳議員。
◎総務部長（立川泰造） 御質問の件につきましては、不当でない一般的な働きかけや要求行為に限った記録の様式はなく、知多市文書取扱規程においては、電話または口頭による伝言等で重要なものは、電話口頭受理票に記入して収受し、処理することとされています。また、打ち合わせや会議の記録用に標準書式がグループウエアに格納されており、各課が活用していますので、よろしくお願いいたします。
したがいまして、公文書は、文書の的確な処理を目的といたします西尾市文書取扱規程により、適正に管理すべきものであるというふうに考えております。
そうしたら、江南市文書取扱規程なるものがあるようです。これについて、市が保存している文書について、その種類と保存期間についてお尋ねいたします。 ◎総務部長（村井篤君） ただいま議員から御紹介をいただきました文書の保存につきましては、江南市文書取扱規程で定めておりまして、重要度に応じて第１種から第４種に分類しております。
◎総務部長（冨田昌義） 公文書につきましては、田原市文書取扱規程に基づきまして保存期間などが定められております。保存期間が過ぎた文書につきましては、主に年末、年度末に処分しているという状況でございます。 ○議長（渡会清継） 平松昭徳議員。
現在の豊橋市文書取扱規程では、第18条で、「完結文書の保存期間は、法令に定められたものを除き、30年、10年、5年、3年、1年及び1年未満とする」と。第2項で、「文書の保存期間の判定基準は、別表第1のとおりとする」となっております。そこで、別表第1を見ますと、全ては挙げませんけれども、例えば10年保存文書は、(1)として、行政事務の施策に関する文書のうち主なもの。
本市の文書管理につきましては、尾張旭市文書取扱規程に基づき、適正に取り扱いに努めているところでございます。 文書の保存につきましては、その重要度に応じました保存期間を設けており、30年、10年、５年、３年、１年の５種類に区分をいたしております。また、年度ごとに文書目録を作成いたしまして、文書の管理をいたしております。
○総務部長（山田日出雄君） 本市におきましては、平成13年でございますけれども、岩倉市文書取扱規程を当時全面改正したわけでありますけれども、こちらの文書取扱規程に基づいて文書を取り扱っております。 ○議長（黒川 武君） 塚本秋雄議員。
公文書の管理につきましては，春日井市文書取扱規程等に基づき，事務処理は文書等を作成して行うことを原則とし，作成または収受した公文書は保存期間を定め，または常時使用する文書として適正に管理をしております。また，公文書は本庁舎を初め各施設で保管しており，平成29年２月時点において合計約98万件の公文書を整理し保存しております。
③ 瀬戸市文書取扱規程第34条３保存年限経過前の文章であっても、主務課長が保存の必要がないと認めるときは、行政課長と協議のうえ、廃棄することができる。とありますが、主務課長と行政課長２名の裁量のみで廃棄出来るという内容か伺う。